Dina uppgifter.
Dina rättigheter.

1. Ansvar och kontakt

Oskar Hoff, som bedriver verksamheten SwimTech som enskild näringsidkare i Landskrona, Sverige, är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs här. SwimTech är verksamheten för simtekniktjänster; Oskar Hoff är också avsändare för sin idrottsresa och sina samarbeten.

Policyn gäller samma hemsida på oskarhoff.se, swimtech.se, swimtechperformance.se och swimtechperformance.com, inklusive www-adresserna och hemsidans adress på chatgpt.site. Domänerna innebär inte olika personuppgiftsansvariga.

För integritetsfrågor och rättighetsbegäranden: info@swimtech.se eller info@oskarhoff.se. Du kan använda vilken som helst av adresserna.

2. Uppgifter, ändamål och rättslig grund

Förfrågningar, offerter och samarbeten

Vi behandlar namn, e-postadress, typ av ärende och ditt meddelande. Beroende på formulär ingår även klubb, valt simsätt, önskat upplägg, antal simmare och datum som du själv anger. Dessutom sparas tidpunkt, formulärets sidväg, ärendereferens samt hanterings- och mejlleveransstatus.

Uppgifterna används för att svara, planera ett möjligt uppdrag, lämna offert och följa upp ärendet. För en privatpersons egen förfrågan om att köpa en tjänst är rättslig grund åtgärder inför avtal på din begäran (artikel 6.1 b GDPR). För klubb- och företagskontakter, samarbeten och allmänna frågor används intresseavvägning (artikel 6.1 f): vårt berättigade intresse är att hantera relevant kommunikation och bedriva verksamheten. Vi begränsar behandlingen till vad ärendet kräver.

Uppgifterna kommer i första hand från dig. Om en klubb eller samarbetspartner lämnar kontaktuppgifter till en annan kontaktperson kommer uppgifterna därifrån och används bara för det aktuella ärendet. Vi informerar den personen när vi tar kontakt.

Du väljer själv om du vill kontakta oss. Fält som är märkta obligatoriska behövs för att skicka och besvara formuläret; övriga är frivilliga. Du kan också mejla oss. Lämna inte personnummer, hälsouppgifter, information om skador eller onödiga uppgifter om andra personer i fritextfälten. För klubbärenden räcker en kontaktperson och information om gruppen.

Nyhetsbrevsintresse

Om du aktivt anmäler intresse sparar vi din e-postadress, ditt val av nyheter från SwimTech eller Oskar Hoff, tidpunkt, sidväg samt samtyckestext och policyversion. Rättslig grund är ditt samtycke (artikel 6.1 a). Intresset gäller nyheter och erbjudanden från den avsändare du väljer. Registreringen sparas i hemsidans inkorg; den är inte i sig ett automatiskt utskick.

Återkalla samtycket när som helst genom att mejla någon av adresserna ovan och be att bli avregistrerad. Det kostar inget och påverkar inte en förfrågan eller ett köp. Återkallelsen påverkar inte lagligheten i behandlingen innan den gjordes. Äldre intresseanmälningar används inte för utskick utan att vi först kan säkerställa ett giltigt samtycke.

Drift och skydd mot missbruk

Hosting- och nätverksleverantörerna behandlar tekniska uppgifter, exempelvis IP-adress, tidpunkt, begärd webbadress och webbläsaruppgifter, för att leverera och skydda hemsidan. Formulärskyddet använder kortvariga räknare och hashvärden av IP-adress och e-postadress för att begränsa upprepade inskick. Hashvärdena är pseudonymiserade, inte anonyma. En kontrollsumma förhindrar dubbla ärenden. Vårt berättigade intresse av en säker och fungerande tjänst är rättslig grund (artikel 6.1 f).

Om ett uppdrag blir av

Den här policyn beskriver hemsidan och den inledande kontakten. Filmer laddas inte upp genom kontaktformulären. Innan vi samlar in film eller ytterligare uppgifter för ett uppdrag lämnas information om den aktuella leveransen, åtkomst, lagring och rättslig grund. Klubbens ansvar och information till simmarna behöver då också klargöras. Vi använder inte uppgifterna för profilering eller automatiserade beslut med rättslig eller motsvarande betydande effekt. Vi skickar inte kundförfrågningar till en AI-modell för analys eller träning.

3. Hur länge sparas uppgifterna?

• Förfrågningar: under dialogen och så länge de behövs för att avsluta ärendet eller följa upp ett uttryckligt önskemål från dig. När dialogen är avslutad och inget uppdrag eller överenskommen uppföljning återstår ska uppgifterna raderas. Bedömningen tar hänsyn till om en offert fortfarande är aktuell och om ett krav eller en tvist behöver hanteras; bara nödvändigt underlag behålls.
• Uppdrag och rättsliga skyldigheter: relevant avtalsunderlag kan behövas för att fullgöra avtalet och hantera anspråk. Räkenskapsinformation sparas enligt bokföringslagen, normalt till och med det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, med rättslig förpliktelse som grund (artikel 6.1 c). Varje kontaktmeddelande är inte bokföringsmaterial.
• Nyhetsbrevsintresse: medan intresset är aktuellt och samtycket gäller. Vid återkallelse tas adressen bort från den aktiva intresselistan. Begränsat underlag kan behövas för att visa hur samtycke och återkallelse hanterats, men får inte användas för nya utskick.
• Formulärskydd: räknare löper ut efter cirka två timmar och mejltjänstens dygnsräknare efter två dygn. Utgångna räknare städas vid nästa formulärinskick. Kontrollsumman följer ärendets lagringstid.

Radering i hemsidans inkorg tar också bort dess separata leveransstatus där. E-postkopior, lokala mejlkopior, leverantörsloggar och eventuella säkerhetskopior behöver hanteras separat; de försvinner inte bara för att ärendet raderas på hemsidan. Leverantörernas tekniska lagringstider följer deras tjänstevillkor. Vi bedömer lagringsbehovet utifrån ändamålen ovan och en begäran från dig.

4. Mottagare och leverantörer

Oskar hanterar förfrågningarna. Följande leverantörer får de uppgifter som behövs för sina funktioner:

• OpenAI Ireland Ltd / ChatGPT Sites: publicering, drift och lagring av hemsidans förfrågningar. OpenAI använder underleverantörer, däribland Cloudflare för infrastrukturen. Se Sites personuppgiftsbiträdesavtal.
• Cloudflare: nätverk, säkerhet och Email Routing. Mejl till info-adresserna vidarebefordras till den Gmail-inkorg Oskar använder. Se Cloudflares integritetsinformation.
• Sand Dune Mail Ltd (SMTP2GO): skickar aviseringar och svar. Aviseringen innehåller kontaktuppgifter och förfrågans innehåll. Leveransuppgifter och begränsade meddelandeprov behandlas för drift och skydd av mejltjänsten. Leverantören anger upp till 35 dagars lagring för dessa uppgifter. Se SMTP2GO:s integritetspolicy.
• Google: mottagning och lagring av vidarebefordrad e-post i Gmail. Förfrågningar skickas till info@swimtech.se respektive info@oskarhoff.se och vidare till Oskars Gmail-inkorg. Mejlen kan också läsas och lagras lokalt i Thunderbird. Se Googles integritetspolicy.

Vi säljer inte uppgifterna och lämnar inte förfrågningar till annonsörer. Uppgifter kan behöva lämnas till myndigheter på grund av en rättslig skyldighet eller till rådgivare för att hantera ett rättsligt anspråk.

Behandling utanför EU/EES

Leverantörernas internationella verksamhet innebär att uppgifter kan behandlas utanför EU/EES, exempelvis i USA. Vi utlovar inte att all hantering stannar inom EU. OpenAI:s Sites-avtal anger EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå eller standardavtalsklausuler för överföringar. Cloudflares biträdesavtal anger också överföringsskydd. Google beskriver sina överföringsmekanismer i sin integritetspolicy. SMTP2GO beskriver sin behandling och sina underleverantörer i länken ovan. Kontakta oss för information om en viss överföring och om eller en kopia av de skyddsåtgärder som gäller.

5. Kakor och webbläsarlagring

Hemsidans egen kod använder inga analys- eller reklamkakor, annonspixlar eller spårning för marknadsföring. Den sparar inte kontaktformulär eller paketval i localStorage eller sessionStorage. Kalkylatorval finns i sidans minne medan du använder den; vissa val följer med i en länk till förfrågan. Namn, e-post och meddelande skickas i formulärets innehåll, inte i dess webbadress.

Driftplattformen kan använda nödvändiga säkerhets- och sessionskakor. Inloggning med ChatGPT används för ägarens skyddade inkorg, inte för vanliga besökares förfrågningar, och hanteras också enligt OpenAI:s integritetspolicy. Vi lägger inte till valfri statistik eller marknadsföringsspårning utan att först ordna den information och det samtycke som behövs.

Instagram, samarbetspartners och andra externa webbplatser öppnas när du följer en länk. Deras egen personuppgifts- och kakhantering gäller då.

6. Dina rättigheter

Mejla info@swimtech.se eller info@oskarhoff.se för att:

• få veta om vi behandlar dina uppgifter och begära tillgång till dem,
• få felaktiga uppgifter rättade eller ofullständiga uppgifter kompletterade,
• begära radering eller begränsning när villkoren i GDPR är uppfyllda,
• invända mot behandling som bygger på intresseavvägning; vi prövar då om den får fortsätta,
• få ut uppgifter som du själv lämnat i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format när behandlingen är automatiserad och grundas på samtycke eller avtal,
• återkalla samtycke eller invända mot direktmarknadsföring. Vid invändning mot direktmarknadsföring upphör den behandlingen.

Ange gärna e-postadress och vilket ärende det gäller. Vi kan behöva rimlig information för att kontrollera att begäran kommer från rätt person; skicka inte legitimation på eget initiativ. Vi svarar utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Om fristen behöver förlängas enligt GDPR får du besked och skäl inom den första månaden. Vissa uppgifter kan behöva behållas trots en begäran, exempelvis på grund av lag; då förklarar vi varför.

Du får lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) eller annan behörig tillsynsmyndighet. Du behöver inte kontakta oss först.

7. När hanteringen ändras

Datumet överst visar när policyn uppdaterades. Vid ett nytt ändamål eller en väsentligt ändrad hantering lämnar vi information innan den börjar och begär nytt samtycke där det behövs. Fortsatta besök på hemsidan räknas inte som samtycke.